〜L-Planningの働き方改革（３）業務改善アプリケーション＆社員の声〜

L-planningの筒井です。

前回、前々回から続けて弊社の働き方改革をご紹介しています。

今回は、前回紹介しきれなかったその他の施策や、働き方改革実施後のスタッフの感想をご紹介したいと思います。

人生において、探し物にかける時間はかなり多い

• 「あの資料はどこだっけ・・・」
• 「お客様の名刺どこだっけ・・・」
• 「例のファイルはここに保存したはず・・・」

と、何気なく探し物をしている時間が仕事中にどれくらいあるかご存知でしょうか。

ビジネスパーソンは、なんと年間で150時間を探し物や調べ物に費やしていると言われています（大塚商会調べ）

１日８時間労働とすると、この「探し物・調べ物」に使われる時間は約１９日分。経営者は見逃せないほど大きな数字です。

とはいえ、探し物や調べ物をする時間を０にすることは現実的ではないので、極力減らせるために業務改善を行いました。

そこで、弊社が導入したのは高性能ノート型パソコン支給と「Kintone」の活用です。

高性能パソコンは「〜L-Planningの働き方改革（２）時間コストの削減・多様化〜」でお話した通り、従来のデスクトップ型パソコンからノート型パソコンへ入れ替えることで、移動した先でできた隙間時間でも仕事ができるようになりました。

そして、業務上必要なあらゆる情報をひとつに集約させるため、社内用業務アプリケーションを改善し、現在L-Planningではサイボウズ社の「Kintone」を活用しています。

Kintoneとは・・・

サイボウズ株式会社が提供する業務アプリ構築クラウドサービス。
開発の知識がなくても会社の業務に合わせたシステムが作成でき、膨大なデータもひとつのアプリで管理することができます。

Kintoneは顧客や案件ごとのデータ管理から社員間の情報共有、社内のコミュニケーション等さまざまな面で力を発揮してくれます。

• データ管理
• 顧客情報管理
• コミュニケーション
• 情報共有
• 情報分析
• 他システムとの連携

　など、用途によって使い分けていたアプリが一つにまとまり、「必要な情報を探し出す時間」が大幅に削減されました。

働き方改革実施後のスタッフの声

働き方改革をチャンスに変えるため、L-planningが行なってきた施策をご紹介しました。

では実際に、これらの取り組みをスタッフはどう受け止めているのでしょうか。

率直な感想をアンケートで聞いてみましたので、ぜひご覧ください。

会議用ディスプレイ・高性能Webカメラ導入

• プロジェクターと違い、すぐに起動するので打ち合わせの準備がとても楽になった
• 画面が大きく、綺麗で見やすい。身振り手振りを相手に伝えやすくなった
• 複数人での確認やお客様との打ち合わせによる共有が快適になった。
• カメラ解像度が高く、手書きの文字も鮮明に画面に映るので、添付資料や文字起こし等の伝える手間が減った。

会議用ディスプレイと高性能Webカメラの導入は、スタッフからも大変好評でした。

この２つは、今現在もスタッフ間での共有や、お客様との打ち合わせに連日大活躍しています。

大掛かりで面倒な準備が必要なく、パソコンとディスプレイを繋ぐだけですぐ起動できるという便利さが効果的でした。

高性能ノート型パソコン支給

• 在宅でもすぐに環境を構築できるため、リモートワークが手軽になった
• パソコンを２台（デスクトップと外出用のノート）から１台にすることで、データ移行の手間がなくなった。

「Kintone」の活用

• 項目を自在に追加して活用・データ収集できるのは素晴らしい
• 書式とフォーマットが統一され、余計な書類を作成せずに申請できるのは便利です。
• データを１箇所にまとめているので、情報を探す時間が減りました。
• 他の方が作成した資料を参考にしたり、過去の問題点や解決方法を収集・蓄積して振り返ることができるのは便利

データをノートからデスクトップに移し替える手間・お客様に見せる資料を作り、外出用のパソコンに入れ替える手間など、小さな時間が次々に削減されています。

パソコン間のデータを移行している時間や、データ探しにかかる時間。これらは、「仕事をしている気分になっているが、実際には何も生み出していない時間」です。

ほんのわずかな時間の削減でも年間を通すと大きな費用効果を生み出し、１日8時間を質の高い仕事に集中してもらえるようになったと感じています。

リモートワーク推奨・勤務体系の見直し

• 入院・出産があり、病院に行くために時間を調整できてとても助かった。
• 体調が不安定なときでも在宅で作業ができるため、とても助かる。
• 場所を問わずに社内会議ができるようになって、共有しやすさを感じた。
• 季節に合わせて自分が一番効率のいい時間帯に出勤・退勤できるのでいい。
• 子供の病気で自宅待機を余儀なくされたときなどの不安・悩みがなくなる。
• 様々なライフスタイル、どの場合にも対応できる。仕事（周囲）にも迷惑をかけず、リスクを回避できる。

子育て世代や妊娠・出産を迎える社員が増え、最近はリモートワークがかなり浸透してきました。
また、各々自由に出勤時間を決められる変形時間労働制を取り入れているため、「家の用事があるから朝早く来て16時に帰る」というスタッフもいれば、「渋滞を避けるために９時に出勤する」という働き方を選んでいる社員もいます。

「やってよかった！」を形に

さまざまな施策とスタッフの感想をお届けしましたが、「働き方改革をやってみてどうだったか」と聞かれると、私は自信を持って「やってよかった！」とお答えできます。　

実施から数ヶ月経った今、私が実感しているのは、

• 働き方を改善すると、スタッフ側の意識が非常に高まる

ということです。

小さな変更や改善ではなく、できる限り大胆な改革を行うことで、スタッフの気持ちもより引き締まってくれるようです。

実は、私自身の「やってよかった！」という気持ちに基づいて設立したのが「ITで経営を変え、新しい働き方を提供する新会社を設立しました。」でご報告した、グループ会社「㈱THINK-DO.BE」です。

Web制作会社という業種の性質上、私たちには様々な業界の考えやノウハウが蓄積されています。
「この業界ではそんなことはやらない」「この業界は、今までずっとこうだった」という決まった型が、私たちには一切ありません。
だからこそ、より多様な働き方、より自由な職場環境作りを目指し、成功することができたと考えています。

今現在、大分県内に止まらず、県外の企業様の業務改善や企業再生へのお手伝いを開始していおり、私自身が取り組んできた課題や、IT経営のノウハウを、お客様の会社に合わせてご提案しています。

働き方改善、業務改善、集客、財務等でお困りでしたら、ぜひお気軽にご連絡ください。