スマートワーク時代にあるべきオフィス！サイボウズ株式会社様へ訪問してきました。

当社では業務管理やデータ管理のためにサイボウズ株式会社様が提供している業務改善プラットフォーム「kintone」を使用しています。

今回は東京にあるサイボウズ株式会社様のオフィスに出向いてきました。
同社は業務改善などを行なって現在注目度の高い働き方改革に大きく取り組み、さらにそのノウハウを提供している企業です。

サイボウズ社の商品は私が前職にいたころに活用していた経験があり、しばらくはご無沙汰だったのですが、業務改善を行うために調査していたところkintoneに出会い、利用を続けています。

当社も同業種であること、パソコンを中心とした業務を行なっているため、何かしら自社の業務改善や当社のクライアント様へ提供できるノウハウについてのヒントがないかと思い企業訪問をさせていただきました。

新しくなった東京オフィスには各テーマを持った部屋やブースが数多くありますが見た目の華やかさだけでなく各部屋に意味を持たせた設計がなされていました。

商談ブースはかしこまらず、カフェにいるような雰囲気で和気藹々と話が進んでいるようです。

目の前にはスカイツリーがあり、27階という眺望で仕事ができたらなんて気持ちがいいんだろうと思いながら拝見していました。

オフィス改築の際はプロジェクトチームが組まれ、進捗報告や要望の吸い上げはグループウェアをフル活用しスタッフの要望をまとめ上げていかれたようです。

真新しいオフィスのハード面に目がついついいってしまいそうですが、根底として大事にされているのは、コミュニケーションをいかに自然体に近い形で引き出せるか？ということかなと思います。

会社という場は上司部下との関係やチームごとの関係など様々な「関係」をもとに成り立っていますが、その中でも各々が考えている意見をどのような立場の者でもいいやすくしている文化や環境があるのだということがわかりました。

その上で、信頼関係を築き上げ、文化ができているということが視察を通じて感じた部分です。

リモートワークについては

• リモートワークを可能とする柔軟な企業のルール
• スタッフ同士の信頼関係
• スタッフ自身のマインドの高さ

があってはじめて行えているということがわかりました。

最新の設備があるということが重要なわけではなく、上記のような柔軟性がキーになるのかと思います。

「リモートワークの方が会社にいるより、真面目に仕事をしなければという気持ちになります」

という担当の方の話を聞いた際は驚きましたが、確かに誰も見てないからこそしっかりと成果をアウトプットしていかなければならないですし、なによりセルフコントロールが重要になります。

実際にリモートワークをした際の、メリット、デメリットを体験者から話を聞けたのも大きな情報です。

せっかく能力があっても子育てや介護などでなかなか固定の時間がとれないから仕事ができないという方も多いとは思います。

しかし会社が少しスタイルを変えるだけでそのような能力を持った人に仕事ができる環境を提供できるということが今の時代はできるんだということが今回の視察を通じてこれまで以上の確信に変わりました。

企業により様々な仕事のスタイルはありますが、これまでのシステム、考え方にとらわれ続けるだけではなく、柔軟に新しいシステムに形を合わせていかないと、スピードで追いつけなくなりそうです。

当社もこれまで数多くのクラウドツールや業務管理ツールを自社に導入し、利用することを通じてそのメリット・デメリットを検証してきました。

うまくいったこといかなかったことは多々ありますが、それでもこれまで何時間もかかっていた作業が数分でできるようになったり、不必要な作業はどんどん削っていき、少人数でも生産性をあげていけているという経験があります。

ただそのようなツールを知らないだけで生産性が一向にあがらないのはなんとももったいないというか、切ない気持ちにもなります。

地方の中小企業の、生産性はまだまだあがります。

当社のこれからの役割として、WEBを通じた集客面の向上だけではなく、中小企業の業務のIT化、業務改善、働き方改革の取り組みに対しても支援して参りたいと思います。